למה למערכות ERP קשה להתמודד עם שינויים עסקיים?
האם קושי זה מחוייב מציאות או שאפשר אחרת?
בשוק התחרותי של היום, ארגונים חיים במצב של שינוי מתמיד. זה נכון עבור כמעט כל המגזרים אבל בולט במיוחד במגזר השירותים למיניהם. ברור לכולם כי ארגונים עסקיים נדרשים להגיב במהירות לשינויים עסקיים ובעלות-תועלת סבירה בכדי להישאר תחרותיים.
אלא שכל מי שיישם מערכת ERP ולא משנה של איזה יצרן מגלה מהר מאוד כי המערכת אינה נותנת מענה לצרכים אלו. אפשר לראות זאת במחקר של חברת IDC מפברואר 2008 IDC שסקר 250 חברות בארה"ב ובאנגליה. הסקר בחן אומנם את אסטרטגית ההשקעות במודל ה-HR שמצביע על 47% מהארגונים טוענים שעלויות יישום השינויים חורגות מהתקציב שתוכנן בכ-100%.
השאלה הראשונה שעולה היא איך יכול להיות שכמחצית מהארגונים חורגים מהתקציב השנתי שמוקצה לשינויים במערכת ה-ERP שלהם? אבל השאלה שצריכה להישאל היא איך מערכות ה-ERP מתוכננות לתמוך בשינויים עסקיים או יותר נכון מה ספקי התוכנה עושים בכדי להקל על שינויים במערכות שלהם בשלב שלאחר היישום של המערכת?
השוק הישראלי אינו שונה לגמרי מהשוק האמריקאי והאנגלי ואולי הוא אפילו תובעני יותר בהיבטים של תחרות, רגולציה וגורמים נוספים שמשפיעים על הדרישות השוטפות לשינויים במערכות ה-ERP. אם תשאלו מנהלי מערכות מידע שיישמו מערכות ERP האם תקציב ניהול השינויים עלה או הצטמצם מאז שיושמה המערכת ורובם יענו כי התקציב השנתי גדל משמעותית ולעיתים אף הוכפל למרות שלא תמיד הפעילות העסקית גדלה באותו היקף.
מערכות ה-ERP הוטמעו בארגון במטרה להביא לייעול ולאפשר התרחבות עסקית אלא שההשקעות השוטפות במערכת צומחות באופן שוטף ולא בהכרח הביאו להתייעלות המיוחלת.
אז מהו הפתרון או מאיפה יכולה לצמוח הישועה.
לאלו שכבר הטמיע מערכת כנראה שאין ישועה ומה שנותר להם הוא לנהל נכון את נושא השינויים ולבחון מקרוב את ההשפעה של השינוי על מנוע המערכת. קיימת נטייה ישראלית להתאים את המערכות לשיטות העבודה הקיימות בארגון ולא לנסות להתאים את הארגון לתהליכים שנבנו במערכת. ניסיון זה יוצר סיבוך יתר בביצוע שינויים עתידיים.
לעומת זאת, לארגונים ששוקלים להטמיע מערכת ERP חדשה היינו ממליצים שבנוסף לבחינה של התאמת המערכת לתמיכה בתהליכים הארגוניים הקיימים, לבחון בדגש רב יותר את המשמעויות של הכנסת שינויים חדשים לאחר השלמת ההטמעה של המערכת.
אם נחזור לשאלות שהעלנו לעיל אז במרבית המערכות לא הושקע מספיק מחשבה ביחס לגמישות המערכת לשינויים כך שכל שינוי ולו הקטן ביותר דורש שעות פיתוח רבות של כ"א מקצועי ייחודי.
מה גם שאסור לשכוח שבמודל הישראלי, מיישם המערכת לפעמים מוכר פרויקט במחיר הפסד (העלנו את זה בפוסט קודם - האם פרויקט במתכונת Turn-key חייב להסתיים בהפסד כסף?) מתוך הנחה כי במסגרת השינויים לאורך חיי המערכת ניתן יהיה להפוך את הפרויקט לריווחי. לעיתים קרובות אנחנו נחשפים אפילו לשיטת המטריה.
אז איך היתה צריכה להיראות מערכת ERP מבחינת ניהול השינויים של התהליכים העסקיים?
מערכות ה-ERP חייבות לתמוך בשינויים עסקיים בצורה פשוטה וקלה. שאת השינויים יוכלו לבצע מנתחי התהליכים בארגון, באמצעות GUI ידידותי וללא שום צורך בתכנת וביועצים מיוחדים, שרק הם מבינים את לב ליבה של המערכת ה-ERP. כל שינוי עסקי מרגע שהוגדר ניתן יהיה להכניסו לעבודה לאחר מספר של שעות ספורות ולא ימים או חודשים.
האם זה חלום?
רונן שמחון
- היומן של רונן שמחון
- חברי האתר יכולים לשלוח תגובה - כניסה , הצטרפות