איך משפיע מסמך בקשה לקבלת הצעות על איכות ההצעות

כיצד להבטיח קבלת הצעות איכותיות, ברורות ונוחות לניתוח והשוואה.

ממש לאחרונה התבקשתי ע"י לקוח לסייע לו בבחינת הצעות מחיר שקיבל לפתרון טכנולוגי המורכב מחומרה ותוכנה. לאחר מעבר ראשוני על מסמך הבקשה וההצעות הדבר הברור היה שאי אפשר לנתח את ההצעות ולבצע השוואה איכותית טובה לצורך בחירה בטכנולוגיה המתאימה ביותר לארגון.

על פניו מקרה כזה הוא רע לכל הצדדים.

מצד אחד ארגון שהשקיע עבודה וזמן בלימוד וכתיבת הצרכים/הדרישות פנה לספקים בבקשה לקבל הצעות ומצפה שבסוף התהליך יוכל לבחור טכנולוגיה מתקדמת שתשרת את הארגון.

מצד שני, ספק שטרח והכין הצעה שאינה ברורה ואינה ממוקדת בצרכים האמיתיים של הארגון.

וכך עומדים 2 הצדדים וצריכים להתכנס לאיזה שהוא תהליך שבסופו יבחר הארגון את אחד הפתרונות שעל השולחן.

לטובת הרקע של הפוסט אציין כי מסמך הבקשה הוכן ע"י צוות ה-IT של הארגון שעשה את מיטב יכולותיו בהכנת מסמך הבקשה.

אני יכול לומר כי, הסיכוי שהארגון במצב הנתון יוכל לבחור את הפתרון המיטבי עבורו הוא נמוך עד אפסי. מצד שני, התחלת התהליך מחדש הוא בעייתי. א' בגלל אובדן זמן וב' הארגון משדר לספקים חוסר רצינות והתייחסותם תיהיה בהתאם.

בניסיון שלי להבין כיצד הגיע הלקוח שלי למצב בעייתי זה אני יכול לומר בודאות ש-2 הצדדים נכשלו בתהליך.

הלקוח הכין מסמך בקשה שממנו הספקים לא יכולים להבין באופן ברור מהם הצרכים/הדרישות החשובים לארגון. בנוסף, אי אפשר היה להבין כיצד המערכת נדרשת לפעול ואיך היא אמורה לשרת את הארגון. המיקוד של המסמך היה במרכיבים טכניים (שמדברים לאנשי IT) אבל אין להם באמת חשיבות ברמת הפתרון עצמו. והדבר הבולט במיוחד היה שניסוח הדרישות לא תמיד היה ברור ועורבבו נושאים שונים תחת אותו נושא.

בצד השני היו הספקים, שלצערי לחלוטין לא הבינו כיצד לענות לדרישות שמופיעות במסמך הבקשה. כותבי ההצעות ניסו בכל כוחם להבין את הדרישות כלשונן במקום לנסול להבין מה באמת הלקוח צריך וכיצד לתת לו מענה שיספק אותו. במקום זאת, התקבל פירוט טכני חסר משמעות או הפניות לא ברורות לנספחים לצורך איתור והבנת המענה לדרישה.

אני לא רוצה להמליץ לארגונים להעזר ביועצים, אבל חשוב לדעת שמסמך בקשה שערוך היטב, שממוקד בצרכים האמיתיים של הארגון ושכולל תבניות מענה ברורות, לא יאפשר יצירתיות יתר לספקים ובכך יבטיח יכולת השוואת הצעות בצורה מיטבית. לא כל אחד יודע להכין מסמך כזה ומי שאין לו ניסיון רצוי שיעזר בייעוץ. זאת הדרך היחידה באמצעותה אפשר יהיה לנתח הצעות על פי מדדים איכותיים ברורים ולא על פי ניחוש למה התכוון המציע ו/או אינטואציות.

אני כן רוצה להמליץ לספקים להתאמץ יותר בהכנת מענים למסמכי בקשה כך שיהיו ממוקדים יותר בצורך העסקי של הארגון בכדי להבטיח את זכייתכם בפרויקט. מענה טכני יבש אינו משרת אף אחד מכם. אני לא רוצה לומר שכולם נכשלים אבל מניסיון רב שנים אני יכול לומר בודאות שרוב הספקים נכשלים פעם אחר פעם בהכנת הצעה איכותית. הצעה גרועה מצביעה על חוסר יכולת שלכם למקד את היכולות הפונקציואליות והטכניות של הפתרונות שאתם מספקים יחד עם שירותי האינטגרציה שלכם אל מול הצרכים העסקיים של הלקוחות. גם אם הלקוח נכשל בתהליך הכנת מסמך הבקשה אין זה אומר שאתם לא יכולים לתת לו הצעה איכותית, מובנית, ברורה וממוקדת בצרכים האמיתיים שלו גם אם הם לא נכתבו באופן ברור במסמך הבקשה.

רונן שמחון

RS-IT