האם ארגוני SMB יכולים וצריכים להרשות לעצמם ליווי מקצועי בתהליך יישום מערכת ERP

מהם הכלים הארגוניים שיש לארגונים קטנים כשהם באים ליישם מערכת ERP

היום יותר מתמיד ארגונים קטנים מבינים שהם זקוקים לפונקציונאליות של ERP בדיוק כפי שארגונים גדולים זקוקים לה. אלא שלארגונים גדולים יש את הזמן ומשאבי IT להגשים את כל דרישות ה-ERP שלהם. לעומתם לארגונים קטנים אין את הזמן ובמרבית המקרים אין להם את משאבי IT כלל או משאבי IT מתאימים.

בפוסט איך לבחור מערכת ERP התמודדתי עם הסוגיה של תהליך הבחירה אבל לא לקחתי בחשבון את הקושי של אירגוני SMB עם סוגית תהליך הבחירה.

לאחרונה קבלתי פניה מארגון מתחום ה-SMB שמחפש ליישם פתרון ERP. עם הפניה ניסיתי לברר עם עצמי האם ארגונים כאלו יכולים להרשות לעצמם ורוצים ליווי מקצועי בתהליך היישום. מניסיוני ארגונים כאלו בדרך כלל מנסים לחסוך בעלויות של ליווי מכל מני סיבות. אלא שהסיבה העיקרית היא בדרך כלל הסיבה של העלויות הכרוכות בכך.

כפי שאני נוהג בדרך כלל, אני מנסה לראות מה אומרים על זה המומחים בישראל ובעולם הרחב. מתברר שזו סוגיה שלא כל כך נוגעים בה בעיקר בישראל. המומחים בישראל ובעולם בעיקר כותבים מאמרים המתארים מניסיונם מה עשוי לקרות כאשר ארגוני SMB אינם נעזרים בליווי מקצועי כשהם באים ליישם פתרון ERP.

בפוסט הזה אני אנסה להתמודד עם הסוגיה מהיבטים המובילים בסופו של דבר לקבלת ההחלטה, האם להעזר במומחה או לעשות הכל לבד והאם להחלטה יש קשר לחור שבגרוש.

נתחיל מכך שהצרה הגדולה של ארגונים קטנים היא שלהנהלה מאד קשה לשרטט את התועלות שהיא רוצה להפיק ממערכת ה-ERP שיסייעו בבחירה של הפתרון הנכון לארגון. לפעמים בכלל המוטיבציה היא שהמערכת הישנה כבר אינה במסגרת שירות ופשוט צריך להחליפה. עדיין מדובר בהשקעה לא קטנה ואולי כדאי בהזדמנות זו גם להפיק ממנה תועלת.

Christian Hesterman מחברת המחקר גרטנר טוען כי המגבלה הגדולה ביותר מולה עומדים ארגונים קטנים ובינוניים היא מחלקת ה-IT המצומצמת שלהם (בהנחה שהיא בכלל קיימת). כתוצאה מכך, ארגונים אלו לעיתים קרובות מנסים לעשות קצורי דרך מסוג One-Stop Shop. הם קונים ככל שהם יכולים מיצרן אחד או ממספר יצרנים בודדים ככל שניתן. בנוסף, הם בדרך כלל לא יכולים להרשות לעצמם תהליך מיון ארוך שמערב קבלת החלטות של מספר גורמים בארגון או ניתוח שוק ארוך. לכן קיימת נטיה לעבור במחלקות השונות בחברה ולהרכיב רשימה של דרישות ופונקציואנליות המבוססת על כל מה שכולם מבקשים. במקום זאת, ארגוני SMB צריכים להתמקד באותם מקומות בהם הם שונים מהמתחרים, לזהות את החוזקות העסקיות שלהם, ולאתר את הצרכים שיאפשרו להם להיות תחרותיים יותר. החלטות כאלו מובילות לבחירת מערכת ERP אופטימאלית.

את סוגית הצורך נסכם בכך, שארגון SMB צריך קודם כל לקבל החלטה האם הוא מסוגל לייצר תהליך בחינה עסקי מסוג זה בעצמו. בתהליך מסוג זה, על הארגון לזהות 6 עד 12 תכונות פונקציונאליות עסקיות שדורשות שיפור או שיפגעו בפעילות העסקית של הארגון. המרכיב הנוסף שחשוב, הוא לבחון לאן החברה רוצה להגיע ובהתאם, לכך לבחון את המודולים, הפונקציונאליות והתכונות של המערכות שמועמדות לבחירה.

ביחס לסוגית היכולת להרשות ליווי מקצועי היא כנראה תוצר של סוגית הצורך. אם הארגון מסוגל לעשות תהליכים כאלו לבד, זה מצביע על נחישות ההנהלה והיא תוכל לישר את הארגון אל מול הבחירה שהתבצעה. אבל אם להנהלה אין כלים לבצע את התהליך, הכישלון ביישום המערכת שתבחר יביא לנזק עסקי שהוא הרבה יותר יקר מכל עלות של מומחה שילווה את הארגון בתהליך.

לסיכום, ההחלטה האם ארגון יכול וצריך להרשות לעצמו מבחינה כלכלית ההסתייעות בליווי מקצועי צריכה להיות ביחס ישר לנזק שיגרם אם היישום לא יביא מענה לצרכים העסקיים האמיתיים של הארגון.

אני בהחלט מכיר ארגוני SMB שיישמו בעצמם מערכות ERP בהצלחה אבל זה דרש אומץ, נחישות ומעורבות ניהולית עמוקה בתהליך הבחירה והיישום. אירגון שלא מסוגל להביא זאת לשולחן כנראה שיתקשה לבצע יישום מוצלח עם או בלי ליווי מקצועי.

מיותר לציין כי הצעתי לאותו ארגון נדחתה בגלל הסיבה הכספית, למרות שלדעתי נתתי הצעה כספית בהחלט הוגנת ומתחשבת באילוצים של ארגון קטן. אלא שלפחות מתוך הפגישה שקיימתי אם איש ה-IT של הארגון לא נראה לי שלארגון יש את הנחישות והמחויבות הניהולית לתהליך.