הכנת מכרז

מיפוי של תהליכי עבודה

מדובר על תהליכי עבודה שהמערכת שתבחר צריכה לתמוך בהם. לא מדובר בתהליכים פנימיים במערכת אלא בתהליכים עסקיים של הארגון. כלומר, נדרש למפות את אותם התהליכים העסקיים הקיימים היום ושהמערכת החדשה צריכה לתת להם מענה מחשובי.

דרישות פונקציונאליות סטנדרטיות (Features).

לכל סוג פתרון יש פונקציונאליות סטנדרטית שמתאימה לה. לכן, יש ללמוד ולהכיר את אותם מרכיבים פונקציונאליים שחשובים לארגון ברמה כזו שניתן יהיה להגדיר נכון את הדרישה במסמך המכרז. לעיתים פונקציונאליות זו יכולה להיות תהלכים אינהרנטיים בפתרון (בשונה מתהליכים עסקיים) ולעיתים מדובר על תכונות פונקציונאליות. בכל מקרה, מומלץ לפרט את כל אותם תכונות ותהליכים פונקציונאליים שדרושים לכם מאחר ולא כל הפתרונות בשוק תומכים באותן תכונות. בנוסף יש לזכור לפרט פונקציונאליות כללית כמו: תמיכה בעברית ובעברית תוך שילוב באנגלית, יכולות חיפוש, איתור ומיון, כלים לניהול המערכת, כלים להפקת דוחות וכדומה.

השני - חיזוי צרכים עסקיים עתידיים

לארגון קשה מאוד לחזות צרכים עתידיים. הצרכים בדרך כלל מושפעים ממגמות שוק ומהתנהגות המתחרים. לכן, חשוב לבצע תהליך לימוד הכולל לימוד של פתרונות הקיימים בשוק בארץ ובעולם, קריאת מחקרים ומאמרים מחול על מגמות בשוק וכדומה. לאחר מיפוי המגמות ו/או פונקציונאליות שלא הוגדרה במסגרת הצרכים העסקיים המיידיים עוברים יחד עם המשתמשים ומחליטים מה הם הצרכים העתידיים שיש לדרוש במסגרת המכרז. לעיתים, לאחר המעבר על הרשימה מתברר מתוך התכונות ו/או המגמות החדשות ישנם תכונות שנדרשות כחלק מהפרויקט ולא רק כמרכיבים אופציונאליים. הנטייה הראשונית היא לכלול את הכול, אבל חשוב מאוד להבין את המשמעויות של המרכיבים החדשים ולהתמקד רק באלו שיש סיכוי גבוהה שבאמת ישולבו. דברים שהם חדישים מאוד מיקרים את הפרויקט והסיכוי שבסופו של דבר ישולבו הוא מאוד נמוך.