ניהול הפרויקט

כפי שציינו בהתחלה אנחנו לא מתעסקים במתודולוגיה של ניהול הפרויקט (יש כאלו מספיק) אלא בתוצרים ובאיכותם לכן, תוכנית הפרויקט צריכה לכלול לפחות את כל הפעילויות המתוכננות בפרויקט כולל משאבים נדרשים הן מהספק והן מהלקוח.

ב. מסמך ארכיטקטורה של הפתרון

מסמך הארכיטקטורה של הפתרון מתאר את ארכיטקטורת החומרה, התוכנה ותשתיות התקשורת שמרכיבות את הפתרון. על בסיס מסמך זה יתבצע רכש החומרה והתוכנה וביצוע קונפיגורציות ושדרוג תשתית התקשורת בארגון.

לכן, מסמך זה למעשה הוא אפיון מפורט של החומרה והתוכנה לרכש ותוכנית התקנה מפורטת של כל המרכיבים של המערכת כולל הסכמות של בסיסי הנתונים של המערכת.

ג. ביצוע הזמנת הרכש ציוד

כבר ציינו לעיל שמסמך הארכיטקטורה כולל הגדרה של כל הציוד הנדרש בפרויקט. אם אחריות על הזמנת ציוד היא על הספק אז כבר בשלב חתימה על החוזה או מיד לאחריו הוא מבצע את ההזמנה של הציוד. כאשר מדובר על חומרה נדרש פרק זמן יחסית ארוך עד לאספקה לעומת זאת, בתוכנה האספקה היא כמעט מיידית.

לכן, אם האחריות על הזמנת החומרה של השרתים וכדומה היא עליכם מיד עם הגדרת הדרישות מומלץ להוציא הזמנת רכש לספקים בכדי להבטיח קבלתם במועד לצורך התקנה. חושב להתקין את החומרה והתוכנה כבר לפני שלב הפיתוח בכדי שניתן יהיה לבצע פיתוח בסביבה האמיתית של המערכת.

ד. ניהול סיכונים

כמו כמעט לכל פעילות גם לניהול סיכונים יש מתודולוגיות מתאימות וכל ארגון בוחר את המתאימה לו. אפשר לומר שמנהלי פרויקטים לא אוהבים להתעסק עם הנושא הזה כי זה לא מדע מדוייק וצריך להמציא בעיות ולתאר את דרך ההתמודדות איתם.

לכן, ביחס לניהול הסיכונים נאמר דבר אחד, הכנת המסמך גורמת למנהל הפרויקט לחשוב ולהתמודד עם אירועים שעשויים להתרחש במהלך הפרויקט ולהגדיר את אופן הפעולה במקרה שהאירוע יתרחש וזה לפני שהוא התרחשו בפועל. התמודדות זו מבטיחה דבר אחד - האירועים האלו לעולם לא יתרחשו בפרויקט במיוחד אם אלו אירועים גלובליים (רעידת אדמה, מלחמה וכדומה). יהיו בעיות אחרות שאף אחד לא חשב עליהם. הסיבה היא פסיכולוגית בלבד. ברגע שמנהל הפרויקט השקיע מחשבה מעמיקה בנושא הבעיה והפתרון הוטמעו בתת המודע שלו ומרגע זה ולכל אורך הפרויקט כל אירוע, פעולה ותגובה מתנהלת מתוך התייחסות לא מודעת לבעיות ולפתרונן. לכן, חשוב שמנהל הפרויקט ולא אף אחד במקומו יכין את תוכנית ניהול הסיכונים וינסה להתמודד עם הבעיות שעשויות להתרחש.

את תוכנית ניהול הסיכונים מומלץ לרענן בכל סיום של שלב מתודולוגי ע"י סגירה של סיכונים שכבר אינם רלוונטיים והוספה של סיכונים אחרים.

ניתן להוריד דוגמאות של מסמכי ניהול סיכונים מכאן.