סוגי מסמכי מכרז

Scope of Work - SOW

ה-SOW הינו מסמך תכולת העבודה שמוגדר ע"י הספק והלקוח לפני חתימה על החוזה. מסמך זה מצורף כנספח לחוזה והוא המסמך הקובע למסגרת העבודה בפרויקט.

השימוש ב-SOW כמסמך מוביל במכרז הוא יעיל במיוחד כאשר רוצים לעשות תהליך מכרז קצר. בכדי שניתן יהיה להכין מסמך כזה בשלב מוקדם כל כך נדרש שהארגון יכיר היטב את התחום נשוא המכרז. שתהיה לו היכולת לחלק את הפרויקט לשלבים, כאלו שיאפשרו לארגון לספק את המשאבים הנדרשים לביצועו.

יתרון נוסף לשימוש במכרז מסוג זה, הוא שהמיקוד שלו הוא בצרכים האמיתיים של הארגון ולא בדרישות פונקציונאליות אטרקטיביות שנהוג לשלב במסמכי מכרז. אלא, שבסופו של דבר בדרישות אלו לא עושים שימוש מסיבות רבות ובעיקר מפני שהארגון אינו בשל עסקית להטמיעה אותן.

יש לשים לב שהרבה מאוד מרכיבים חשובים שקיימים במסמך מכרז רגיל אינם מופיעים במסמך SOW ויש לכלול אותם במעטפת המסמך.

מסמך ה-SOW הפוך במבנהו לעומת מסמכי מכרז אחרים והדגש בו הם מרכיבי המימוש של הפרויקט.

הצעה למבנה מסמך המכרז

פרק 2 - תכולת הפרויקט

הגדרת תכולה מפורטת של הפרויקט כולל:

  • שלבי הפרויקט - פרוק הפרויקט לשלבים פונקציונאליים.
  • פונקציונאליות היישום - פירוט פונקציונאליות המוגדרת בשלבים השונים.
  • ממשקים - פירוט כל הממשקים הנדרשים לפיתוח בין המערכת החדשה למערכות הארגון הקיימות.
  • פירוט החומרה ורישיונות התוכנה שיסופקו כחלק מהפרויקט.

פרק 1 - תאור הפרויקט

פרק זה כולל את תאור הפרויקט והמטרות והיעדים שהארגון רוצה להשיג באמצעות הפרויקט.

 

 

 

 

 

 

מכתב מלווה

במבנה מסמך מסוג זה המכתב המלווה הינו חשוב מאחר שמעבר לדברי הפתיחה הכלליים המכתב כולל מרכיבי מנהלה מקוצרים הכוללים לפחות:

  • תאריכים ואבני דרך מרכזיות בהליך המכרז.
  • מבנה ההצעה שיש להגיש כולל פירוט.
  • האישורים והטפסים שעל המציע לצרף.
  • הוראות ותנאים להגשת המענה.

 

 

 

פרק 5 - ניהול הפרויקט

שיטת ניהול הפרויקט כולל הגדרת צוותים וועדות ובעלי התפקידים בכל אחד מהם.

בפרק זה מגדירים גם את לו"ז להתנהלות בפרויקט כלומר, משך זמני התגובה לקיום פגישות ותגובה למסמכים ומיילים.

 

פרק 4 - כוח אדם

הגדרת מבנה ארגוני של צוות הפרויקט הן של הספק והן של הלקוח, כולל הגדרת אחריות של כל אחד מחברי הצוות.

רצוי אפילו שהספק יציג את שמות אנשי הצוות וקורות החיים שלהם.

 

פרק 3 - מתודולוגית היישום

מתודולוגית היישום זה הגדרת שיטת העבודה לפיה התנהל הפרויקט והתוצרים השונים שלו.

שלבים מתודולוגיים של פרויקט הם בדרך כלל: תכנון, אפיין, יישום, בדיקות, הדרכה והטמעה.

פרק 8 - בדיקות מערכת

הגדרת מתודולוגית ביצוע הבדיקות לפיה התבצעו בדיקות המסירה והקבלה של המערכת.

 

פרק 7 - הדרכה והטמעה

הגדרת התחייבות הספק להדרכה של הארגון על המערכת ולהטמעתה כולל פירוט תוכנית ההדרכה.

 

פרק 6 - תיעוד

הצגת פירוט התיעוד שיסופק במהלך הפרויקט (תוצרי הפרויקט ותיעוד המערכת של יצרן התוכנה) והגדרת השיטות לניהול התיעוד של תוצרי הפרויקט.

נספחים

מאחר ומסמך ה-SOW הוא מסמך חוזי, נדרשים נספחים להשלמת ההצעה. בין הנספחים יש לכלול:

  • נספח דרישות פונקציונאליות - פירוט דרישות פונקציונאליות שהמערכת נדרשת לתמוך בהם למרות שאינן חלק מתכולת העבודה.
  • נספח פרופיל המציע - פרופיל הקבלן הראשי וקבלני משנה עם קיימים כאלו.
  • נספח עלויות - טבלת העלויות של כל מרכיבי ההצעה ועלויות של תוספות להצעה.
»