הכנת הצעה

הפרמטרים המשפיעים על החלטה

אין דרך לשקלל אובייקטיבית את המרכיבים לקבלת החלטה. ההחלטה מתקבלת בדרג הגבוהה ביותר בארגון במיוחד כאשר מדברים על פרויקטים בהיקפים גדולים ופרויקטים אסטרטגיים.

שלב זה חייב להיות קצר ביותר כך שההחלטה על התמודדות תאפשר עדיין מספיק זמן הערכות להכנת ההצעה. זאת מפני שהכנת ההצעה יחל אך ורק לאחר קבלת ההחלטה.

בדרך כלל, המבקשים מאפשרים לספקים המתמודדים להגיש שאלות ביחס למסמכי המכרז והפרויקט. התשובות לשאלות אלו מספקות בדרך כלל הבהרות שמאפשרות לקבל החלטה מושכלת יותר ביחס לפרויקט. שאלות ניתן להעביר במרבית המקרים רק פעם אחת ולכן חשוב לעבור באופן יסודי על מסמכי המכרז ולשאול את כל השאלות שיכולות להבהיר את הפרטים וההיבטים החוזיים.

לעיתים, למסמכי המכרז מצורף חוזה. את החוזה רצוי להעביר מיידית לבחינה של מחלקה משפטית ולקבל את התייחסויותיה לבעיות החוזיות. לא פעם, המבקש מכריז במסמך המכרז שלא יהיו שינויים בחוזה ויש לחתום עליו כמו שהוא. במקרה כזה, על המחלקה המשפטית לקבל החלטה האם החוזה סביר והאם המציע יכול לעמוד בהתחייבויות החוזיות ולהגיש הצעה.

מודיעין עסקי

לצורך קבלת ההחלטה על ההתמודדות חשוב לאסוף מודיעין עסקי על המתמודדים ועל כוונות המבקשת.

מתוך רשימת המתמודדים אפשר לדעת מול מי אנחנו כארגון מתחרים ולהעריך את סיכויי הזכייה שלנו. את רשימת המתמודדים אפשר להשיג במספר דרכים: מתוך הספקים המשתתפים בכנס הספקים (אם יש כזה), מתוך רשימת המכותבים על התשובות לשאלות (בדרך כלל נהוג לשלוח תשובות לכל המתמודדים על כל השאלות שנשאלו ע"י כל הספקים). אפשרות נוספת מאד יעילה היא, לייצר דו שיח עם גורמים מטעם המבקשת. לעיתים הם נוטים לספק אינפורמציה חשובה תוך כדי השיחות ולפעמים גם בלי לשים לב.

חשוב לזהות את כוונת המבקש ביחס לרצינות כוונותיו למימוש הפרויקט. את רמת הרצינות אפשר לזהות מתוך רשימת המתמודדים או יותר נכון מתוך אלו שאינם מתמודדים ומתוך הדו שיח עם גורמים מטעם המבקש.

ההחלטה

אנחנו ממליצים לקיים תהליך מסודר בו גורמי המכירות והגורמים המקצועיים מציגים למקבלי ההחלטות בארגון את ריכוז הבעיות שנובעות ממסכי המכרז, היתרונות התחרותיים שיש בהצעתכם ואת סיכויי הזכייה בפרויקט.