הכנת הצעה

ריכוז המענה

תהליך ריכוז המענה הופך בדרך כלל למורכב כאשר מדובר בפרויקטים גדולים בהם מעורבים מספר של קבלני משנה או שישנם מספר כותבים כשכל אחד אחראי על תחום אחר של המענה.

במרבית המקרים, האנשים הטכניים שאמונים על הכתיבה אינם יודעים או שהם חסרי ניסיון בעריכה ועיצוב של החומרים עליהם הם אחראיים. מה גם שהם לא רואים את התמונה כולה. לכן, נדרש לאסוף את כל החומרים לכדי מסמך אחד ותוך כדי כך לבצע עריכה של התכנים והתאמה שלהם שתבטיח שלא יהיו סתירות בין החלקים השונים של המענה.

ישנם מציעים שנעזרים בעורכים מקצועיים בכדי לערוך ולעצב את המענה השלם וכך להקנות לו מראה מקצועי ואיכותי. אסור לזלזל בעיצוב המענה הוא משדר ללקוח מסר חד על איכות הגבוהה של עבודתכם. בתחרות מול המציעים האחרים מסמך ערוך ומעוצב רע לא מוסיף ניקוד אלא להיפך. הוא יוצר אנטגוניזם אצל הקוראים ומשדר על רמת העבודה שהלקוח יקבל במהלך הפרויקט.

אם אתם נדרשים או מעוניינים לצרף להצעה ברושורים או Data Sheets של הרכיבים הכלולים בהצעה, כדאי שתהיה הפניה אליהם מתוך ההצעה עצמה, אחרת אף אחד לא ימצא אותם ויגיע לקרוא אותם. למרות שגם אם תהיה הפניה הסיכוי שמישהו יקרא אותם הוא קטן מאוד. לכן אם יש בהם משהו חשוב כדאי שהוא יופיע בגוף המענה.

הצעתנו היא, לבנות את סדר הנספחים המצורפים למענה בסדר ההפניות שלהם בגוף ההצעה. זאת לעיתים עבודה מאד קשה אבל מצביעה על יסודיות ושימת לב לפרטים וזה בדיוק מה שהמבקש רוצה לראות בהצעה שלכם. זה גם יצביע על איכות העבודה שתבצעו.

אל תשכחו להוסיף תמצית מנהלים להצעה שתואמת את תוכן הכתוב בה. תמצית המנהלים אינה מיועדת לצוות הבודק את ההצעה (הסיכוי שהם יקראו אותה הוא קלוש ביותר) אלא לאותם גורמים בארגון שאינם מיועדים לקרוא את ההצעה הטכנית המלאה והם גם אלו שהפתרון הטכנולוגי פחות מעניין אותם.

»