בחירת ספק

מאחר שמרבית הארגונים העסקיים לא אוהבים לעבוד על פי נוהל זה, אנחנו מתייחסים להלן לתהליך בכלליות. התייחסות לנושאים פרטניים תוכלו למצוא בבלוג או בהתאם לשאלות שיעלו לדיון בפורום.

בכדי לבחון ולהשוות את ההצעות צריך להכין מה שמוכר בשם מפ"ל (מפרט פנימי לבדיקה - שם שהומצא כחלק מהמצאת נוהל מפת"ח והשתרש היטב. מפ"ל הוא למעשה גיליון אקסל בו מדורגות ההצעות ולכן נכנה אותו גיליון דרוג ההצעות.

פתיחת ההצעות

תהליך הבחינה מתחיל בטקס פתיחת הצעות. בארגונים מסודרים מגדירים צוות שתפקידו לפתוח את ההצעות ולוודא עמידה בתנאים הסף של המכרז. לדוגמא: מסמכים שהיה על הספקים לצרף, כמו: ערבות בנקאית (והעברתה לכספת), אישור ניהול ספרים, עוסק מורשה והתחייבויות נוספות בהתאם לדרישות המכרז. לפי נוהל מפת"ח מי שלא עומד בתנאי סף נפסל, אבל כפי שציינתי רוב הארגונים לא עובדים לפי נוהל זה. לכם אין אינטרס לפסול מציעים ולכן צריך מידה של גמישות בכדי למצוא את הדרך לא לפסול את המציעים שלא עמדו בתנאי הסף.

ניתוח המענה האיכותי

החלק האיכותי מתייחס למענה המקצועי למכרז (ללא התייחסות למרכיב המחירים). חלק זה יכול להתבצע בכל מיני שיטות. הכול בהתאם להחלטות הארגון או יותר נכון הגורמים המעורבים בדרוג. נתקלנו בחברות יעוץ, שהתמחותן היא הנדסת תעשיה וההבנה הטכנולוגית/פונקציונאלית לפעמים פחות ממוגבלת. לכן, לכל סעיף במפ"ל הם קובעים קטגוריות ציון קבועות מראש, וכך בהתאם למענה נקבע הציון. (קביעת קטגוריות אובייקטיביות לכל סעיף דורשת כמה עשרות שעות עבודה, במיוחד במכרזים גדולים - בזה לחברות הייעוץ הללו יש מומחיות). למעשה אין שיקול דעת לאף אחד מחברי הצוות במתן הציון וכך כביכול הניתוח הוא אובייקטיבי. אנחנו לא מאמינים בשיטה זו. אנחנו חושבים שהחלטות סובייקטיביות עושות שירות טוב יותר לארגון ומשקפות טוב יותר את הבנת המענה של הספק ע"י הקורא. בשני המקרים צריכה להתקבל החלטה של חברי הצוות ביחס לציון הסופי לכל אחד מסעיפי המכרז.

דרוג סעיפי המכרז

ישנם 3 שיטות עיקריות לדרוג ההצעות:

הראשונה - מטרתה לקצר את משך התהליך בלי שחברי הצוות ישפיעו אחד על השני בדרוג וכך ראש הצוות מרכז את כל גיליונות הדרוג ומבצע ממוצע של הציונים בין חברי הצוות.

השניה - מטרתה להשיג ציון מוסכם על כל חברי הצוות באמצעות קריאה משותפת והחלטה על הציון (זהו תהליך ארוך מאוד ויקר מאוד ולכן לא מומלץ).

השלישית - המומלצת, שמטרתה להשיג ציון מוסכם על כל חברי הצוות במינימום זמן. לצורך כך, כל אחד מחברי הצוות מדרג בנפרד בזמנו החופשי את כל אחד מסעיפי המכרז. לאחר שהסתיים הדרוג ע"י כל חברי הצוות הם נפגשים לפגישה אחת בה הם מציגים את הציונים ברמת הסיעוף השלישית (בדרך כלל למכרז יש 5 עד 6 רמות סיעוף כאשר הרמות הן: פרק, נושא ותת נושא). הציון המשותף שנקבע יהיה הציון הקובע לטובת השקלול הסופי של הציונים.

מצגת ספקים

כחלק מתהליך בחינת ההצעות נהוג לאפשר לספקים להציג את הצעתם. מאחר ובחלק מהמקרים יש מספר גדול של מציעים, לא תמיד מאפשרים לכולם להציג. כבר בשלב האיכותי ניתן לפסול חלק מהספקים שהמענה שלהם אינו מספק מבחינת הארגון. לשלב המצגת, בדרך כלל, מעלים 3 או 4 מציעים. את המצגת יש לתכנן בקפידה הן מבחינת התכנים והן מבחינת משך ההצגה. אחרת, המציעים יציגו מה שנוח להם ולכם זה יכול להיות לא רלוונטי. רצוי, למקד את המצגת לנושאים בהם ישנם סימני שאלה מבחינת המענה ובנושאים שהם בעייתיים מבחינת הארגון ויש לכם עניין לראות שהמציע מבין את המשמעויות הנובעות מהדרישות. הצעות לתוכן המצגת ראה מצגת ספקים.

בגיליון דרוג ההצעות יש להשאיר מקום לדרוג ההתרשמות האישית מהספק. כך שכל אחד מחברי צוות הבחינה יוכל לקבוע באופן עצמאי. ניתן לאפשר גם לגורמים נוספים בארגון לדרג את התרשמותם האישית מהספק ולשקלל זאת בגיליון המסכם. בדרך כלל נהוג שיחס השקלול של ההתרשמות האישית הינו בין 10% ל- 20% מהשקלול של הציון הכולל של ההצעות. דוגמא לקריטריונים שיש לבחון בהתרשמות האישית ניתן למצוא בגיליון התרשמות אישית.

הבהרות ספקים

בדרך כלל בתהליך הבחינה מתגלות נקודות לא ברורות בהצעות הספקים. דברים אלו יש להעלות במסגרת המצגת כנושא להצגה או כשאלה בסוף המצגת. אם מתקבלות הבהרות (מספקות או שלא מספקות מאפשרים) לספקים להגיש מסמך הבהרות שיצורף להצעה ובסופו של דבר יצורף לחוזה אם הספק יבחר. לעיתים רצוי שאתם כארגון תרכזו מסמך להבהרות ושהמציע יגיש מענה כתוב למסמך זה.

שקלול סופי

בשקלול הסופי יש לכלול את 3 המרכיבים של השקלול: המרכיב האיכותי, התרשמות אישית מהספק וניתוח העלות. קביעת המשקולות של כל מרכיב הוא עניין סובייקטיבי לחלוטין של הארגון. ארגון שרגיש למחיר ייתן משקל גדול יותר למרכיב המחיר בעוד ארגון שרגיש לאיכות ייתן לזה משקל גדול יותר. בכל מקרה, ציון העלות הינו ביחס הפוך, כך שמציע שקבע את המחיר הנמוך ביותר יקבל ציון מלא וכל האחרים יקבלו ציון יורד בהתאם לאחוזים בהם הצעתו יקרה לעומת ההצעה הזולה ביותר (לדוגמא: הצעה הזולה ביותר הינה בשווי $1,000,000 והבאה אחריה בשווי $1,200,000. הציון שתקבל ההצעה השנייה יהיה 80%.